De zin en onzin van rapportages

Over rapportage is veel te zeggen, belangrijkste is dat u goed nadenkt over het gewenste resultaat. Wat wil u bereiken met een rapportage, welk inzicht wilt u creeren?

  • Kwaliteit;
    • hoe snel worden incidenten opgelost
    • welk percentage incidenten lost de eerste lijn op
    • percentage incidenten gekoppeld aan een probleem
    • percentage incidenten gekoppeld aan de juiste vakgroep
  • Kwantiteit;
    • hoeveel incidenten worden gemeld in een tijdvak
    • hoeveel problemen worden aangemaakt in de tijdvak
    • hoeveel incidenten worden veroorzaakt door changes
  • Voortgang;
    • hoe staat een project er voor afgezet tegen planning & budget
    • voldoet het project nog wel aan de opgestelde business-case
    • etc

Je kan het zo gek niet verzinnen of het wordt gerapporteerd, binnen grote instellingen zijn hier vaak hele afdelingen voor ingericht. Nut, doel en belang worden niet vaak duidelijk en de inspanning die nodig is voor het opleveren van de rapportage voelt vaak als verloren tijd hetgeen frustrerend is.

Welke stuurmiddelen heb je daadwerkelijk nodig, wanneer las u de laatste maand een rapportage en wist u direct wat te doen stond? Laten we ophouden met stapels rapportages die niemand kan bevatten, omdat de inhoud veel te gedetailleerd is of omdat deze veel te abstract is weergegeven.

Kijk goed naar uw processen, zoek wanneer een proces succesvol is en voor wie het van belang is om dit te weten. Zorg dat dit gerealiseerd wordt, zo mogelijk geautomatiseerd.

Ik bouw al heel veel jaren performance rapportages en hoop hiermee inzicht te geven in de status van processen. Laten we er geen aparte industrie van maken maar samenwerken aan terzake doende oplossingen. Neem contact met me op om de mogelijkheden te bespreken.