Veel bedrijven werken net zo lang met bestaande apparatuur tot deze omvalt. Bij het vervangen komen ze er dan achter dat opeens de ene PC Windows XP draait terwijl de andere Windows 7 actief heeft. Voor een beheerder is dat al lastig maar als we naar applicaties kijken wordt deze situatie nog een stuk vervelender.

Denkt u maar aan de verschillende versies van Microsoft Office. U huurt iemand in om uw huisstijl op te frissen en het eerste dat u hoort is dat het project 150% meer kost omdat u zo uiteenlopende versies hanteert. Denk hierbij ook aan de eisen die sommige paketten stellen, zoals uw boekhoudpakket, ERP of e-HR implementatie.

Zoals in alle situaties is ook hierin een kosten/baten analyse op z'n plaats voor u kies om al uw software op te waarderen naar de nieuwste versies. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de meer omvangrijke nieuwe versie van Windows en Office de noodzaak voor een nieuwe PC met zich meebrengen. Economisch was het apparaat al lang afgeschreven maar met de oude versies voldeed het ding toch aan z'n taakstelling?

De winst is vooral te vinden in eenvoud van gebruik, beheer, documentatie, prodcedures en bijvoorbeeld de mogelijkheid om medewerkers taken te laten uitvoeren op een willekeurige welkplek waarmee een projectteam bijvoorbeel fysiek samen zou kunnen zitten wat hun efficiëntie verhoogt. Interne handleidingen voor nieuwe werknemers kunnen ook een stuk eenvoudiger omdat geen rekening gehouden hoeft te worden met de verschillende versies, allemaal winst.

Het standaardiseren van hard- en software kan grote voordelen met zich meebrengen. De verborgen kosten die verbonden zijn met gebruik maken van veel verschillende versies zijn niet eenvoudig inzichtelijk te maken maar onmogelijk is het niet. Al als u een tiental werkplekken heeft die voorzien zijn van verschillende versies kan u elk jaar honderden uren overtallig werk besparen door deze versies recht te trekken.